Промени в воденето на лични досиета от 2019 г

Обслужване

От 2019 г. предстоят промени в воденето на лични досиета. Досега работодателят трябваше да съхранява документите на служителите 50 години, а от новата година този срок ще бъде съкратен на 10 години. Целта на промените е между другото намаляване на разходите, направени от работодателите във връзка с дългосрочно съхранение на документацията на служителите на хартиен носител. През 2019 г. трябва да влезе в сила и нова наредба за обхвата и начина на водене на документацията на служителите.

Промени в воденето на личните досиета, т.е. новият им облик

Новият регламент разграничава сред документацията на служителите:

  • лични файлове,

  • документация по въпроси, свързани с трудовото правоотношение.

Работодателят е длъжен да води отделни лични досиета за всеки нает служител. Личните файлове ще се състоят от четири части:

  • част А - това е част от личните досиета, съдържащи документи, свързани с кандидатстване за работа;

  • част Б - тази част включва документи на служителя, свързани с установяване на трудовото правоотношение и хода на работа, например трудов договор, карта за обучение по здравословни и безопасни условия на труд, ангажименти, споразумения между страните;

  • част В - тази част от досиетата съдържа документи, свързани с прекратяване на трудовото правоотношение, напр. прекратяване или прекратяване по споразумение на страните, копия от трудовото свидетелство;

  • част Г - нова част, отделена от част Б, която ще съдържа документи, свързани с отговорността на служителя за ред или отговорност, посочени в отделни наредби, които предвиждат заличаване на наказанието.

Проектът предвижда и възможност за разделяне на части A, B, C и D от личните досиета на по-малки части, свързани тематично, като ги номерира последователно A1, B1, C1, D1. Документите в личните досиета трябва да бъдат номерирани и подредени в хронологичен ред, като всяка част трябва да има списък с тях.

Съхранение на документация на служителите – актуално състояние

Съгласно чл. 94 т. 9а от КТ, задължение на работодателя е да съхранява личните досиета и документацията за заплати. Понастоящем тези документи трябва да се съхраняват за целия период на работа на служителя и за следващите 50 години след приключване на работата при даден работодател. Подробните правила относно съхраняването на служебните досиета са регламентирани с Наредба на министъра на труда и социалната политика от 28 май 1996 г. за обхвата на водене на деловодство от работодателите по въпроси, свързани с трудовото правоотношение и начина на водене на личните досиета на служител (Списание за закони от 1996 г., бр. 62, т. 286 изм.).

Промени в воденето на лични досиета – срокове на съхранение

Министерството на развитието публикува проект на закон за изменение на някои закони във връзка със съкращаването на срока за съхранение на досиетата на служителите и тяхното електронизиране. Този проект има за цел да съкрати периода на съхранение на лични досиета и документация за заплати. Вместо сегашните 50 години, работодателят ще бъде задължен да съхранява лични досиета 10 години след приключване на работата на даден служител.

Съкращаването на периода на задържане ще бъде възможно благодарение на факта, че работодателят ще предостави на ZUS цялата информация, необходима за определяне и отпускане на социалноосигурителни обезщетения, напр. обезщетения за пенсиониране и инвалидност.

При прекратяване на трудовото правоотношение работодателят издава на служителите удостоверение за разширена работа, съдържащо информацията, необходима за ZUS, за да може да отпуска съответните обезщетения. Той ще издаде и удостоверение за трудово възнаграждение в отделни години работа при даден работодател.

Промените в воденето на лични досиета влизат в сила от 1 януари 2019 г.

От 1 януари 2019 г. работодателят ще бъде задължен да съхранява документацията на служителите за срок от 10 години от прекратяване на трудовото правоотношение.

Поради опасения, че 10-годишният период за съхраняване на лични досиета е твърде кратък, беше договорено, че съкратеният срок за съхраняване на досиета на служителите ще се прилага само за онези служители, които са станали обект на социално осигуряване след 1 януари 1999 г. 10-годишният период на задържане ще бъде задължителен само за служители, които започват работа след 1 януари 2019 г. Но в случай на служители, които са започнали да се осигуряват в периода от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2018 г., работодателят ще има избор за срока на съхраняване на досиетата на служителите. Ако работодателят избере 10-годишен период на задържане, той ще трябва да изпрати информационен доклад до ZUS. Тогава бившият служител ще получи информация за съкращаването на срока на съхранение на личните му досиета и възможността за тяхното събиране, както и информация за салдото по сметката му.

След изтичане на срока на задължителното съхранение на личните досиета работодателят ще има право да ги унищожи, а бившият служител ще може да получи документацията на служителя си от работодателя преди унищожаването.

Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Електронизация на лични досиета

В допълнение към съкращаването на срока на съхранение на документацията на служителите, проектът предполага и нейното електронизиране.Това означава, че работодателят ще може доброволно да събира и съхранява лична документация в електронен вид в т.нар. електронно куфарче.

Електронните лични досиета ще се създават директно в ИКТ системите или ще бъдат създадени в резултат на дигитализация на съществуващи документи.

От 2019 г. ще се промени и формата за съхранение на документацията на служителите. Законопроектът предвижда нейното електронизиране.

Важно е, че документите, съхранявани в електронна форма, ще имат същата правна сила като документите, съхранявани на хартиен носител.

Както можете да видите, 2019 г. ще бъде година на големи промени в областта на документацията на служителите. Струва си да сте добре подготвени за този труден момент.