Управление на документооборота във фирмата

Обслужващ Бизнес

Документите са един от основните елементи на управлението на бизнеса. Чрез подходящо управление на тяхното формиране и циркулация в предприятието е възможно значително подобряване на бизнес процесите, протичащи във фирмата.

Изготвянето на различни видове писма, декларации и формуляри, както и отчитането е един от най-важните процеси на компанията. Ефективността на цялата организация често зависи от правилното управление на подаването и събирането на формуляри. Технологичното развитие дава възможност за появата на все по-развити организационни структури и работещи клонове на компании, разположени в различни градове, държави, а понякога дори и на континенти. Благодарение на подходящите процедури за управление на корпоративната документация, функционирането на предприятията е много по-бързо и носи по-добри резултати.

Какво представлява управлението на документооборота?

Управлението на документооборота в предприятието се състои от процеси като: регистрация, подреждане, класификация и архивиране. Обработката се отнася както за входяща, така и за изходяща документация. Поради необходимостта от включване на квалифицирани служители, които да работят ефективно с документи и да има място, където да се съхраняват файлове, традиционният начин за управление на документи изглежда неефективен и значително забавя бизнес процесите, които са от съществено значение за дейността на компанията.

Електронни документи

В днешно време е невъзможно да се избегне работа с документи в електронен вид. Предимството им е фактът, че всички формуляри, потвърждения и приложения обикновено се намират на едно място, система, която може да се управлява от много потребители едновременно. Работата с електронни документи улеснява работата на много отдели в предприятието. Освен това ви позволява да избегнете объркване и загуба на сертификати.

Електронна система за управление на документи

Доскоро типично явление в полските офиси бяха хора, които се местят от стая в стая с папки с документи, които изискват подпис или одобрение на друго длъжностно лице. Също така е обичайно приложенията да съдържат допълнителни пояснения, направени от получаващите служители, което ги прави понякога нечетливи или съдържат грешки, произтичащи от липса на отговорност или твърде малко време, отделено за тяхната подготовка.

За да се сведе до минимум рискът от неправилно боравене с документацията и да се подобри комфортът при използване на архива, беше решено да се въведе електронен документооборот, чиито основни цели са: съкращаване на времето и подобряване на процедурите за документооборот, възможност за контрол на цялостен процес, създаване на централен архив, повишаване на ефективността на работа с документи и намаляване на времето, необходимо за намиране на документа. Добре внедрената система позволява по-добра организация на работата на много отдели на компанията и в същото време оказва влияние върху техния постоянен контрол върху информационния поток.

Предимства на електронната система за управление на документи

Има редица предимства, които компаниите могат да получат от въвеждането на електронен документооборот. На първо място, той се използва за регистриране на всички документи, които достигат до компанията, както и тези, които я напускат. Всички промени, свързани с последващите етапи на създаване на документация, могат да бъдат записани чрез електронния документооборот. Поради факта, че хората със специални разрешения имат достъп до тях, документи могат да се изпращат както извън компанията, така и вътре в нея.

Разширените системи за управление на документи имат функции, които позволяват на потребителите да създават формуляри, анкети, отчети и други видове файлове, свързани с вътрешния живот на компанията, например: заявки за отпуск, документи за делегиране, известия. Благодарение на такова използване на системите за електронна документация във фирмата е възможно да се откаже от воденето на документация в хартиен вариант, благодарение на което ще се намалят разходите, свързани с закупуването на офис консумативи и работата на печатащите устройства. От своя страна ръководният персонал ще има по-голям контрол върху потока от документи. Ще намалее участието на хора, които преди това са отговаряли за циркулацията на документацията.

Друго съществено предимство на системите за електронно документооборот е възможността за интегрирането им с всякакви календари или други програми, свързани със задачи за планиране във времето. Някои програми ви позволяват да свържете календара с документопотока, благодарение на което самата система гарантира, че задачите се изпълняват в определеното време. Софтуерът за електронен документооборот може също да ви напомня да актуализирате определени формуляри.

Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Основни характеристики на системата за управление на документооборота

За да се оптимизират всички процеси, свързани с документооборота във фирмата, трябва да се подчертае, че системата отразява организационната структура на фирмата, в която ще бъде въведена. Това ще позволи поддържането на подходяща йерархия от права и поверителност, както и адекватна класификация на документацията в зависимост от изпълняваните функции.

Преди да изберете правилния софтуер, си струва да вземете предвид търсенето и състоянието на документооборота. Системата за електронен документационен поток трябва да позволява въвеждането на много модификации, т.е. да позволява коригиране на създадени документи и дефиниране на нови категории формуляри. Програмата също трябва да бъде гъвкав инструмент, който ще ви позволи да съхранявате документи и да променяте техните функции, като същевременно поддържате качество и пълен контрол върху тяхното разпространение.

Обща база данни с ключови документи за дейността на компанията позволява текущо изпълнение на поверените задачи и идентифициране на лицата, които отговарят за тяхното изпълнение. Наличието на система за електронен документооборот ви позволява да съкратите времето, необходимо за търсенето им и елиминира необходимостта от постоянното им дублиране. Освен това всеки документ е описан и причислен към съответната категория. Благодарение на достъпа до системата през Интернет е възможно да се проверява състоянието на отделни файлове от всяка точка на света. Съвременните версии на софтуера имат и функции, свързани с поддръжка на електронна поща, което допълнително повишава тяхната привлекателност.