Бизнес покупки, платени от служителя - как да се уреди?

Уебсайт

Доста често срещан случай след наемане на служители е покупката на различни видове стоки и услуги, използвани за техния бизнес. Случва се да плащат за такива покупки с частни пари. Така че нека проверим как да уредим бизнес покупки, платени от служител!

Бизнес покупки, платени от служителя - сетълмент

Финансирането на бизнес покупки с лични пари на служителя не е забранено. След това той получава възстановяване на сумата въз основа на предоставените фактури, разбира се издадени с фирмени данни. Такава икономическа операция трябва да бъде документирана с подходящо изявление на служителя, потвърждаващо връщането на средства или с формуляр KW - ще бъде издаден касовият апарат.

Авансово плащане за разходи, направени от служителя

Вторият вариант, често използван в предприятия, наемащи служители, е авансово плащане на аванс под формата на пари в брой за закупуване на продукти или услуги. Такъв аванс се изплаща например преди командировка, така че служителят да не харчи парите си. След връщане се извършва уреждане на авансовото плащане и се връщат останалите средства, ако има такива.

Как трябва да бъдат документирани разходите?

Трябва да се има предвид, че не само предприемачът, който извършва корпоративни покупки, е длъжен правилно да документира направените разходи. Служител в командировка също трябва да се погрижи за правилно издадените фактури.

Съгласно § 11 т 3 от Наредбата на министъра на финансите от 23.12.2019 г. за водене на данъчна книга за приходите и разходите, основата за вписване в книгата са счетоводни документи, като:

  • фактури,
  • ДДС RR фактури,
  • сметки,
  • митнически документи,
  • други доказателства, потвърждаващи факта, че стопанската сделка е извършена в съответствие с нейния действителен ход и съдържащи всички елементи, посочени в тази наредба.

В специални ситуации разписки или билети ще бъдат достатъчни, за да се квалифицира даден разход като данъчен разход. Пример може да бъде гориво, закупено в чужбина - няма противопоказания тогава да се регистрира такъв разход в KPiR въз основа на касов бон.

Пример за финансиране на покупка на фирма от парите на служителя

Уреждането на фирмените разходи, направени от служител от името на предприятието, се различава по отношение на ДДС и CIT. Затова нека представим и двете селища на примерите.

Уреждане на фирмени разходи, направени от служителя в KPiR

Пример 1.

Служител в командировка е платил за хотела, в който фирмата му е осигурила настаняване. След завръщането си той предоставил на счетоводството фактура, документираща престоя му в хотела, а след това финансовият отдел му върнал парите.

  1. Как трябва да бъде документирана транзакцията за възстановяване?
  2. Как да уредите покупката, финансирана от частните средства на служителя и възстановяването на сумата въз основа на предоставената фактура? Работодателят води данъчна книга за приходите и разходите.

Реклама 1. При връщане на парите следва да се издаде документ KW - ще се издаде касата. Можете също да направите изявление, потвърждаващо прехвърлянето на посочената сума на служителя за разходите, направени от името на предприятието.

Реклама 2. Покупка, финансирана с частни пари на служителя, трябва да се отчита по същия начин, както всяка друга покупка на фирма, извършена директно от предприемача. В зависимост от вида на направените разходи, разходите се записват, както следва:
колона 10 - покупка на стоки и материали,
колона 11 - странични разходи за закупуване на стоки и материали,
колона 13 - други разходи.

Уреждане на разходите, направени от служителя от името на предприятието по пълни счетоводни книги

Пример 2.

Да предположим сега, че компанията поддържа пълно счетоводство. Как тогава трябва да бъде публикувана транзакцията?

В описания случай се занимаваме със следните икономически събития (за простота, нека приемем, че компанията се възползва от освобождаване от ДДС):
1. ДДС фактура за нощувката

  1. стойност на закупената услуга: 200 PLN
    Има сметка 201 "Задължения" (в анализа: сметка на конкретен доставчик на услуги)
  2. стойност на закупената услуга: 200 PLN
    Wn сметка 402 "Външни услуги" (в анализа: услуги за настаняване)
  3. Уреждане на разходите: 200 PLN
    Дебитна сметка 550 "Разходи за общо управление"
    Притежава сметка 490 "Уреждане на разходи"

2. Признаване на задължение към служител - фактура с ДДС: 200 PLN

Дебитна сметка 201 "Задължения" (в анализа: сметка на конкретен доставчик на услуги)
Има сметка 234 "Други разплащания със служители" (в анализа: сметка на конкретен служител)

3. Възстановяване на разходите на служителя - касата ще плати (KW): 200 PLN

Дебитна сметка 234 "Други разплащания със служители" (в анализа: сметка на конкретен служител)
Има сметка от 100 "Кеш"

Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Възстановяване на разходи по банковата сметка на служителя

При водене на данъчна книга за приходите и разходите е без значение дали възстановяването на фирмена покупка, финансирана от частни средства на служителя, ще се извърши в брой или чрез превод. Сетълментът и на двете транзакции е еднакъв. При водене на пълни счетоводни книги, ако парите бъдат върнати по банковата сметка на служителя, операцията следва да се уреди чрез сметка 130 „Разплащателна сметка“. Пример 3.

По отношение на предишния пример, ако служителят е бил възстановен по банковата му сметка, осчетоводяването ще бъде идентично в случай на запазване на KPiR, докато ако се използва пълно счетоводство, ще трябва да се направи следното осчетоводяване на последното икономическо събитие:

3. Възстановяване на разходите на служител - нареждане за превод: 200 PLN

Дебитна сметка 234 "Други разплащания със служители" (в анализа: сметка на конкретен служител)
Има сметка 130 "Разплащателна сметка"

В обобщение, сетълментът на бизнес покупките, платени с частни пари на служителя, се различава в зависимост от това дали работодателят води книга за данъчни приходи и разходи или търговска книга. В първия случай същността на уреждането на разходите е само възстановяването на средства на служителя и притежаването на подходящи документи, потвърждаващи направените разходи. В случай на водене на пълно счетоводство, всички извършени икономически транзакции трябва да бъдат надлежно записани.