Преглед на касов апарат – всичко, което трябва да знаете

Уебсайт

Въвеждането на нов вид касов апарат, т.е. онлайн касов апарат, значително опрости процеса на кандидатстване – включително и процеса на неговата фискализация. Благодарение на това, предприемачите не трябва да помнят да регистрират касовия апарат на специални формуляри в данъчната служба. След като касовият апарат бъде фискализиран от сервизен техник, единственото, което остава на предприемача, е да се увери, че онлайн касата е свързана с интернет. Второто важно задължение от страна на данъкоплатците е прегледът на касовия апарат. Неспазването на това може да доведе до тежки последици. Нека проверим сроковете за преглед на касата и какъв точно е рискът от неспазване на това задължение.

Кога трябва да прегледате касовия апарат?

Задължението за преглед на касовия апарат е наложено на предприемачите от ЗДДС. Съгласно чл. 111 сек. 3а, т. 4 данъкоплатците, които водят отчет с касови апарати, са длъжни да подлагат касовите апарати на задължителен технически преглед от съответния субект, извършващ касовата услуга. Съгласно § 54 гл. 1 от Наредбата на министъра на финансите за касовите апарати задължителен технически преглед на касата се извършва най-малко на всеки 2 години. Това означава, че операцията не е еднократна.

Времето, от което следва да се брои двугодишният период, е датата на последния технически преглед. При първия технически преглед обаче двугодишният период започва да тече от датата на фискализация на касата. Такава позиция беше потвърдена от директора на Данъчната камара във Варшава в писмо от 26 август 2015 г., IPPP2 / 4512-554 / 15-2 / MMa, в което можем да прочетем, че:

„(...) първата техническа проверка на касата следва да се извърши не по-късно от 2 години от датата на първата фискализация, а извършването както на първата, така и на всяка следваща проверка на касата започва нов двугодишен период за следващ задължителен инспекция (…)”. Прегледът на касата трябва да се извършва най-малко на всеки 2 години, като датата се брои от датата на фискализацията.

Пример 1.

На 30 юли 2019 г. г-н Лукаш извърши фискализацията на онлайн касовия апарат. До кога трябва да прегледа касата?

Поради факта, че прегледът на касовия апарат трябва да се извършва най-малко на всеки 2 години, г-н Лукаш трябва да го извърши не по-късно от 30 юли 2021 г. Няма пречки обаче проверката на касата да стане преди тази дата.

Законодателят въведе изключение от общия срок на проверката на касата. В случай на касови апарати, използвани в таксита, прегледът следва да се извършва не по-рядко от датите, необходими за последваща легализация, посочени в отделни разпоредби за законов метрологичен контрол за таксиметровия апарат, използван от данъкоплатеца за сътрудничество с касовия апарат, но не по-рядко от на всеки 25 месеца.

Освен това, при използване на касов апарат по договор за наем, лизинг, лизинг или друг договор от подобен характер, първият задължителен технически преглед следва да се извърши след въвеждане на касата в експлоатация, преди датата на фискализация. Поради продължителното състояние на епидемията от COVID-19 в Полша, предприемачи, които не могат да извършат проверка на касовия апарат в приложимия срок, могат да подадат заявление до офиса за отлагане на датата на проверката на касата. Формулярът за кандидатстване може да намерите в статията: Отлагане на датата на проверката на касата – как се кандидатства?

Смяна на фискален модул и преглед на касата

Фискалният модул на касов апарат с хартиен или електронен запис на копие или фискална памет при онлайн касов апарат, в който се съхраняват издадени касови бележки, е с ограничен капацитет. Ако те са напълно пълни, предприемачът не може да издава допълнителни фискални бонове и по този начин да регистрира продажби. Решението в такава ситуация е смяна на фискалния модул/фискалната памет или смяна на касовия апарат с нов. При вземане на решение за смяна на фискален модул/фискална памет, задължителният технически преглед на касовия апарат следва да се извърши в срок не по-дълъг от 2 години от датата на смяната. Повторната фискализация след подмяна прекъсва предишния технически преглед.

Такава позиция беше потвърдена от директора на Данъчната камара във Варшава в писмо от 14 март 2014 г., IPPP2 / 443-1391 / 13-2 / JW, в което можем да прочетем: „(...) Поради описаните факти и горепосочените разпоредби следва да се посочи, че касовите апарати са длъжни да преминават задължителни технически прегледи най-малко на всеки 2 години. Следователно, тъй като след смяната на фискалния модул на касата е извършена фискализацията (активирането) на новия фискален модул и този факт е докладван на компетентната данъчна служба, поради което касовият апарат е освободен за повторно използване, т.е. за отчитане на оборота и дължимите данъци.

Следователно задължителният технически преглед на касовия апарат със сменен фискален модул трябва да се извършва най-малко на всеки 2 години, считано от датата на смяна на касовия модул (...). Следователно подмяната на фискалния модул на касата и фискализацията му прекъсват хода на предишния технически преглед, извършен преди смяната на модула”.

Пример 2.

Г-н Александър купува продажби на частни лица на онлайн касов апарат. Крайният срок за преглед на вашия онлайн касов апарат е 1 юни 2021 г. На 15 февруари 2021 г. обаче паметта на касата беше пълна. При такава ситуация какво да направи г-н Александър, ако не иска да смени касовия апарат, който е закупил преди 2 години?

Попълването на фискалната памет прави невъзможно издаването на касови бележки. Затова г-н Александър трябва незабавно да ползва услугите на сервизен техник, който да подмени фискалната памет и да извърши фискализация отново. Благодарение на това г-н Александър няма да трябва да извършва проверка от касата на 1 юни 2021 г., тъй като новият период на 2-годишния задължителен период за преглед ще започне от деня на фискализация на новата фискална памет на касата. Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Необходима ли е проверка на касата при спиране на операциите?

Когато преустановява стопанската дейност, предприемачът не трябва да продава. Това обаче не означава, че губи възможността да ползва касовия апарат и е длъжен да го ликвидира. Напротив – той все още има задължения, свързани с това, като технически преглед.

Съгласно § 54 гл. 5 от Наредбата на министъра на финансите за касовите апарати, предприемачът не е длъжен да преглежда касовия апарат по време на спиране на дейността, при условие че не продава. В такава ситуация задължителната проверка на касата трябва да се извърши след възобновяване на стопанската дейност, преди започване на водене на отчети за продажбите.

Пример 3.

Г-жа Данута спря бизнеса си в началото на 2020 г. и възнамерява да го възобнови едва на 1 април 2021 г. На 1 февруари 2021 г. обаче изтича 2-годишният срок за задължителната проверка на касата. В такъв случай длъжна ли е г-жа Данута да я извърши в този срок въпреки преустановяването на дейността й?

Не, въпреки че 2-годишният срок за задължителната проверка на касата е на 1 февруари 2021 г., г-жа Данута може да я извърши само след възобновяване на дейността, преди извършване на първата продажба. 

Пример 4.

Г-н Пьотър преустанови дейността си на 1 септември 2020 г. Крайният срок за задължителната проверка на касата беше 15 януари 2021 г. Поради спиране на дейността г-н Пьотър не е извършил преглед до тази дата. На 1 февруари 2021 г. той решава да продаде мобилен телефон, който е дълготраен актив на дружеството, на частно лице. Може ли г-н Пьотър да издаде фискален бон за продажбата?

Поради факта, че в деня на продажбата касата не е имала валиден преглед, г-н Пьотър не може да извърши продажбата. На първо място той трябва да извърши проверка на касата въпреки спирането на дейността и едва след това да продаде ДМА, като издаде фискален бон.

Проверка на касата след изтичане на срока и санкции

Съгласно чл. 111 сек. 6 от ЗДДС данъкоплатците са длъжни да върнат приспаднатите или възстановени суми, изразходвани за покупка на касови апарати, ако престанат да ги използват в срок от 3 години от датата на започване на регистрирането или не отчитат касовия апарат в задължителния технически проверка от съответната служба в рамките на приложимия срок, както и при нарушаване на условията, свързани с приспадането на тези суми. Ако проверката на касата не бъде извършена в рамките на приложимия срок, предприемачът е длъжен да върне отстъпката за покупка на касата. Санкцията за неизвършване на проверката е тежка, тъй като води до връщане на данъчните облекчения, на които данъкоплатците имат право при закупуване на касови апарати. Задължението възниква в края на последния ден от месеца или тримесечието, в което са възникнали обстоятелствата, обосноваващи връщането.

Това обаче не е единствената санкция, наложена на предприемача за непроверка на касата. Съгласно чл. 111 сек. 6а от ЗДДС, за непредставяне на касовия апарат на задължителен технически преглед от компетентния субект, управляващ услугата, началникът на данъчната служба налага глоба на данъкоплатеца в размер на 300 злоти. Глоба в размер на 300 PLN за непроверка на касовия апарат трябва да бъде уредена от предприемача в рамките на 14 дни от датата на получаване на решението за налагането му без допълнително искане.

Какво представлява проверката на касата?

За извършване на технически преглед данъкоплатците трябва да отчитат касовия апарат на субекта, който извършва основната услуга, или субекта, който извършва услугата каса. Съгласно § 2, т. 22 от Наредбата на министъра на финансите за касовите апарати за лице, управляващо основния уебсайт, се счита:

  • местен производител на даден вид касов апарат, който обслужва своята услуга;
  • субект, който извършва вътреобщностно придобиване или внос на даден вид касов апарат и управлява неговото обслужване;
  • лицето, на което е възложено обслужването на касата по договора

- който по отношение на организацията и поддръжката на основния уебсайт има седалище или местоживеене или постоянно място на дейност на територията на Полша.

От друга страна, субектът, администриращ касовата услуга, е предприемач, който управлява услугата каса и е упълномощен от основния доставчик на услугата. Лицето, което продава касовия апарат на своя потребител, е длъжно да предостави актуалния списък на упълномощените лица, извършващи услугата, заедно с адресите на пунктовете, където се извършват услуги по поддръжка (включително технически прегледи на касови апарати) за даден вид касов апарат. Съгласно § 55 гл. 1 от Наредбата на министъра на финансите за касовите апарати, задължителната проверка на касов апарат включва проверка:

  • състоянието и номера на пломбите на касата и съответствието им с вписването в касовата книга и документацията, свързана с извършената услуга;
  • състоянието на корпуса на касата;
  • четливост на отпечатаните от касата документи;
  • работната програма на касата и програмата за разчитане на паметта, а при касови апарати с електронно копиране - програмата за архивиране, версията им за съответствие с вписванията в касовата книга и сервизната документация;
  • правилна работа на касовия апарат, по-специално в областта на издаването на фискални документи, с изключение на прегледи на касови апарати, които не са собственост на предприемача;
  • коректна работа на дисплея за купувача;
  • техническо състояние на батерии или вътрешно захранване на касата;
  • правилността на настройките на часовника за плащане.

Прегледът на касата се извършва от:

  • извършване на вписване в касата на неговия резултат;
  • при онлайн касови апарати - запазване на техническия преглед във фискалната памет;
  • прикрепване към регистъра на препоръките след инспекцията и копие от документа, потвърждаващ извършването на техническия преглед, по-специално разпечатка на протокола от касата, потвърждаващ проверката.

В заключение, проверката на касата е отговорност на предприемача, която той трябва да помни, за да не бъде изложен на допълнителни санкции и глоби. Целият процес на проверка се извършва от специализиран сервизен техник. Предприемачът трябва само да не забравя да си запише час за проверка на касов апарат преди изтичането на приложимия срок.