Съхранение на документация на служителите и промени в наредбите

Обслужване

Документацията, свързана с трудовото правоотношение, е защитена от закона - разпоредбите определят задължителни срокове за съхранение. Поради това работодателите са длъжни да се погрижат специално за тази документация. Какви глоби се предвиждат за работодатели, чиито трудови досиета не се водят в съответствие с наредбите? Ние отговаряме.

Документация на служителите

Под документация на служителите се разбира, съгласно чл. 94 т. 9а от КТ, лични досиета на служители и друга документация по въпроси, свързани с трудовото правоотношение. Подробният обхват на документацията на служителите е определен в Наредба на министъра на семейството, труда и социалната политика от 10 декември 2018 г. за документацията на служителите.

Има 4 части от личните досиета, които включват:

  • част А - изявления или документи относно лични данни, събрани във връзка с кандидатстване за работа, както и направления за медицински прегледи и медицински свидетелства за първоначални, периодични и контролни медицински прегледи;
  • част Б - изявления или документи относно установяване на трудовото правоотношение и хода на работа на служителя;
  • част В - изявления или документи, свързани с прекратяване или изтичане на трудовото правоотношение;
  • част Г - копие от предизвестието за наказание и други документи, свързани с отговорността на служителя за ред или отговорност, посочени в отделни наредби, които предвиждат заличаване на наказанието след определен период от време.

Документацията по въпроси, свързани с трудовото правоотношение (събира се отделно от личните досиета) включва:

  • документи, свързани с отчитането на работното време;
  • документи, свързани с кандидатстване и ползване на отпуск;
  • карта (списък) на възнагражденията, изплатени за работа и други придобивки, свързани с работата и заявлението на служителя за изплащане на възнаграждение лично;
  • регистрационен лист за разпределяне на работно облекло и обувки и лични предпазни средства, както и документи, свързани със заплащане на парична равностойност за ползване на собствено облекло и обувки, както и тяхното пране и поддръжка.

Две правила за съхранение на документацията на служителите

Съгласно разпоредбата на чл. 94, т. 9б от КТ (в сила от 1 януари 2019 г.), основните задължения на работодателя включват съхраняването на документацията на служителя по начин, който гарантира нейната конфиденциалност, цялост, пълнота и наличност, при условия, които не застрашават увреждане или унищожаване по време на трудовия стаж, както и за период от 10 години, считано от края на календарната година, в която е прекратено или изтекло трудовото правоотношение, освен ако в отделни наредби е предвиден по-дълъг срок на съхранение на документацията на служителите.

Въпреки това, поради разпоредбите на Закона за изменение на някои закони във връзка със съкращаването на срока за съхранение на досиетата на служителите и тяхното електронизиране, в допълнение към гореспоменатия 10-годишен период на съхраняване на документацията, при определени обстоятелства, предишни правила, предвиждащи 50-годишен период на съхранение, все още следва да се прилагат.

Преди 1 януари 2019 г

До края на 2018 г. Кодексът на труда не определя сроковете за съхранение на документацията на служителите. След това тези срокове са изведени от Закона от 14 юли 1983 г. за националните архивни ресурси и архиви или давностните срокове за искове, произтичащи от трудовото правоотношение.

При личните досиета срокът на съхранение е 50 години. Други документи, които не са били включени в личните досиета, като например документация за работно време, не е трябвало да се съхраняват 50 години, а за срок, съответстващ на давностния срок за искове на служители, т.е. за 3 години (вж. Чл.291 от Кодекса на труда).

Посоченият режим следва да продължи да се прилага за документите на служителите, свързани с трудови правоотношения, установени преди 1 януари 2019 г., независимо дали тези правоотношения също са прекратени преди тази дата или са продължени след тази дата.

Пример 1.

Служителят е започнал трудово правоотношение при работодателя на 10 юли 1992 г., а на 18 ноември 2018 г. страните са прекратили трудовото правоотношение. Следователно личните досиета на служителя, водени от посочения работодател, следва да се съхраняват до края на 2068 г.

Пример 2.

Трудовият договор е сключен на 18.10.2011 г., като трудовото правоотношение продължава. Когато това трудово правоотношение бъде прекратено (или изтече) – което ще стане след 1 януари 2019 г. – личните досиета на служителя ще трябва да се съхраняват 50 години, тъй като трудовият договор е сключен преди влизането в сила на новия режим на водене на счетоводство на служителите, т.е. преди 1 януари 2019 г. .

От 1 януари 2019г

В момента има правило за съхраняване на цялата документация на служителя (лични досиета и други документи) за периода на работа на служителя и за период от 10 години, считано от края на календарната година, в която е прекратено трудовото правоотношение или изтекъл, освен ако отделни разпоредби не предвиждат по-дълъг срок на съхраняване на документацията на служителите.

Пример 3.

Служителят е работил при работодателя от 1 март 2019 г. до 12 февруари 2021 г. Задължителният 10-годишен период на съхранение на досиетата на служителите, свързани с това трудово правоотношение, изтича на 31 декември 2031 г. Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Съхранение на документация на служителите – съкращаване на периода

За съкращаване на срока на съхранение на документацията на служителите по трудови правоотношения, установени след 31 декември 1998 г. и преди 1 януари 2019 г., работодателят-платец на осигурителни вноски може да представя справки за ЗУС АПИ по чл. 4, т. 6а от Закона за социалното осигуряване. Справки трябва да се подават за всички осигурени лица.

В резултат на подаване на информационни доклади в Институцията за социално осигуряване (СИО), срокът за съхранение на документацията на служителите на лицата, за които се отнасят тези доклади, се намалява на 10 години, считано от края на календарната година, през която е подаден информационният доклад . Забележка Информационният доклад на ZUS RIA е компилация от информация за служител (както и изпълнител), който е докладван от осигурителя за първи път след 31 декември 1998 г. и преди 1 януари 2019 г., включително:

  • данни за изплатените доходи, необходими за установяване на базата за изчисляване на пенсията за старост или инвалидност;
  • данни за изпълнението на работа от учител, възпитател или друг педагогически служител;
  • данни за периоди на работа и работно време при специални условия или от специален характер;
  • информация дали през периода на работа служителят е имал право на паричен еквивалент за надбавката за въглища;
  • дата, ред на прекратяване на последното трудово правоотношение, правно основание за прекратяване или изтичане на последното трудово или служебно правоотношение и информация по чия инициатива е прекратено трудовото правоотношение.

Ликвидация или несъстоятелност на работодателя

Ако работодателят бъде обявен в ликвидация или е обявен в несъстоятелност, ликвидаторът или синдикът е длъжен:

  • посочете субекта, работещ в областта на воденето на документация, на когото ще бъде прехвърлен за по-нататъшно съхранение;
  • предоставят финансови средства за тази цел за остатъка от периода на съхранение на документацията.

Ако регистрационният съд констатира по искане на работодателя или синдика, подлежащ на вписване в Националния съдебен регистър или в Централния регистър и информация за стопанската дейност, невъзможността да се осигурят средства за разходите по по-нататъшното съхранение, документацията се поема от създадения за целта държавен архив от министъра на културата и опазването на националното наследство.

Ликвидаторът или синдикът е длъжен да подреди документацията, преди да бъде предадена за по-нататъшно съхранение.

Нарушения - небрежност при грижата за документацията на служителите

Съгласно чл. 281 § 1, т. 6, 6а и 7 от Кодекса на труда, работодателят, който:

  • не съхранява документация на служителите,
  • не съхранява документация на служителите за срока, изискван от закона,
  • оставя документацията на служителя при условия, които могат да повредят или унищожат,

подлежи на глоба от 1000 до 30 000 PLN.

Също така си струва да се отбележи, че в сегашното правно състояние работодателят има избор да съхранява и съхранява регистрите на служителите на хартиен или електронен носител, докато - изглежда - е допустимо да използва една от тези форми за някои документи, а другата - за други (например водене на лични досиета на хартиен носител и друга документация по въпроси, свързани с трудовото правоотношение - по електронен път).