Съхранение на корпоративна документация

Обслужващ Бизнес

Правилното съхранение на фирмените документи е от съществено значение за правилното функциониране на компанията. Защото по този начин можете да се предпазите от тяхната загуба или повреда. Как обаче да съхраняваме документи, така че да отговарят на нормативната уредба и допълнително да подобряват работата на фирмата?

Съхранение на корпоративна документация - основни принципи

Фирмените документи трябва да се съхраняват в архива. Въпреки това, преди да стигнат до него, те трябва да бъдат правилно сортирани и класифицирани.

Те трябва да бъдат подредени в хронологичен ред, за предпочитане в подписани папки или папки. Също така е важно да ги комбинирате в данъчните години, за които се отнасят. Това е така, защото улеснява (ако е необходимо) намирането на документи от дадена година.

Правилното водене на архива е в основата на ефективното функциониране на предприятието. Внимателното архивиране на документи предотвратява ситуацията, при която някои документи могат да бъдат загубени или повредени.

Период на съхранение на документа

Воденето на бизнес в продължение на много години със сигурност ще натрупа много документи. Колко време трябва да се съхраняват, за да не се „удавят“ в огромния обем документи?

Е, срокът на съхраняване на фирмената документация зависи от това за какво се отнася и варира от 5 до 50 години. Може да се раздели на три групи:

  • данъчна документация - тези документи следва да се съхраняват за срок от 5 години, считано от края на календарната година, в която е изтекъл срокът за плащане на данъка, свързан със счетоводната документация;

  • ЗУС документация – документи от този вид също се съхраняват за срок от 5 години;

  • документация на служителите – тези документи се съхраняват най-дълго, до 50 години след прекратяване на работата на застрахования при даден работодател.

Електронно архивиране на документи

Архивирането на документи на хартиен носител обаче може да се окаже отнемаща време и неблагодарна дейност. Ето защо е добро решение да се използват електронни архиви. Електронното архивиране на документи е разрешено от данъчните власти.

Състои се в сканиране на документи като: фактури за покупка, коригиращи фактури, дублирани фактури, прикачени файлове, сметки и др. След това те се записват под формата на файл, което предотвратява промяната на въведените данни.

Съхраняването на фирмени записи в електронен архив има много предимства. Позволява ви да спестите място в офиса и улеснява търсенето на необходимите документи.

Архивиране на документи по ЗДДС

Съгласно чл. 106м от ЗДДС, задачата на данъкоплатеца е да гарантира:

  • автентичността на произхода на документа,

  • целостта на съдържанието,

  • четливост на документа.

Законът дава пълна свобода при избора на метода за архивиране. Данъкоплатецът трябва само да се увери, че горните изисквания са изпълнени и тяхното изпълнение се проверява по време на фискална или данъчна проверка.