Софтуер за счетоводни кантори с данни в облака

Счетоводни Офиси

Счетоводните офиси са безценна помощ за малките и средни компании в Полша от години. Именно чрез тях стопанските субекти се разплащат с данъчната служба и ZUS, като много често им поверяват и въпросите с човешките ресурси и заплатите. Такова аутсорсинг не би било възможно без подходящ софтуер. Все повече компании използват онлайн счетоводство и все повече счетоводни служби преминават от програми, инсталирани на техните компютри, към софтуер в облака. Как да изберем добър софтуер за счетоводни кантори?

Прогресивна дигитализация на счетоводството

Типичната полска счетоводна кантора за съжаление все още е пълна с папки плюс едно или повече бюра с компютри. Случва се инсталираният в тях софтуер да е стар, но актуализиран от производителите. Клиентите доставят купища нови документи, включително, по-специално, фактури, които се издават в Полша за милиард и половина годишно.

Дигитализацията обаче е принудена не само от технологичния прогрес, но дори и от законодателя, който – желаейки да затегне максимално данъчната система – налага нови задължения, изискващи използването на нов софтуер, като изготвянето и изпращането на стандарта Одитен файл или предстоящия KSeF, т.е. Националната система за електронни фактури.
В резултат на това както предприемачите, така и обслужващите ги счетоводни служби трябва да работят по-бързо и по-ефективно. Добро решение е онлайн счетоводството и софтуер за счетоводни кантори, работещи в облака и достъпен през Интернет.

Пазарът на счетоводни услуги в Полша

Стойността на полския пазар на счетоводни услуги надхвърля 5 милиарда PLN. Близо два милиона малки (основно едноличен) и средни компании се нуждаят от услуги. Тъй като се създават все повече от тях, всяка счетоводна кантора може да придобие нови клиенти през следващите години. Средно има няколко десетки от тях. Тази форма на счетоводство се използва най-често от компании с едно лице, включително и на свободна практика. Въпросът е да се съсредоточите върху собствения си бизнес и да не се притеснявате за регулации или счетоводни дейности, които на практика се разбират само от професионалисти.

Според „Report Usługi Księgowe w Polsce Edition 2013“ на Фондация за бизнес развитие „STARTER“, стойността на пазара на интернет счетоводни услуги възлиза на 221 милиона злоти, а потенциалът му е седем пъти по-голям. Все още около 60% от предприемачите не се доверяват на онлайн решенията, но както знаете, това постепенно се променя: въпрос на време е кога ще преминат от документи към данни, съхранявани на сървъри.

Счетоводна кантора с данни в облака

Пример за това колко ефективна и лесна за използване, и в същото време безопасна може да бъде една счетоводна програма за счетоводни кантори, е wCompany за счетоводни кантори. Това решение обхваща всички въпроси, с които се занимават счетоводните служби, а също така дава възможност за създаване и споделяне на сметки с клиенти. Така не само счетоводителят, но и неговият клиент има достъп до документи, съхранявани в облака

Месечният абонамент за счетоводна кантора е проста производна на броя на обслужваните клиенти. Следователно това е много евтина услуга, като се има предвид, че включва не само 24/7 достъп до софтуер и данни, но и експертна поддръжка.

Така има счетоводство с автоматично четене на данни чрез OCR без ограничение, записи, обработка на уведомления и декларации, модул за комуникация с клиента, инструменти за фактуриране и панел за клиента. Разбира се, системата включва и HR програма за счетоводни кантори.

Цялото е проектирано така, че операцията да е интуитивна и лесна за научаване както за служителите на счетоводството, така и за клиентите, на които предоставя сметки. Всички фактури вече могат да се генерират и съхраняват в системата, както и да се изпращат до получателите. Сървърът води данъчна книга за приходите и разходите, регистър на ДМА, банково и касово обслужване. Предприемачът има на разположение не само програма за фактури, но и CRM и складов софтуер с интеграции за електронна търговия.

Системата, разбира се, е интегрирана с e-ZUS (няма нужда да използвате външни програми като Płatnik!) и сървърите на Министерството на финансите. Възможно е водене на отчет на работното време и създаване на електронни лични досиета.

Безопасността на първо място

Системата за счетоводни кантори wCompany в момента има около 500 000 регистрирани потребители, като по сметката са издадени 41 милиона фактури. Това е наистина огромно количество данни, също така защитени от разпоредбите на GDPR, така че приоритет е да се гарантира тяхната абсолютна сигурност, както и непрекъсната достъпност.

Следователно счетоводна кантора, която извършва онлайн счетоводство, е администратор на лични данни, както и на поверителни финансови данни за своите клиенти. Ако реши да използва облачно базирана система, той трябва да е абсолютно сигурен, че доставчикът на решение ще гарантира неговата надеждност и сигурност на поверените данни.

Това трябва преди всичко да се състои от редовни, чести архиви, разположени на различни сървъри, така че в случай на хардуерен повред или хакерска атака, правилните данни да могат бързо да бъдат възстановени и достъпни. Тук виртуалната система има предимство пред данните, съхранявани на твърдия диск на компютъра. Почти всеки четвърти такъв провал в традиционната счетоводна кантора означава катастрофа, докато данните в облака се съхраняват не в едно, а в много копия и на много места. Базираната на облак система премахва задължението за създаване и обезопасяване на архиви от счетоводството.
Също така е важно да се контролира достъпът чрез вход и редовно променяна парола, допълнена от използване на мобилния телефон на потребителя, на който се изпраща допълнителен код за достъп. Подобна сигурност вече е много трудна за преодоляване от лице, което желае да получи достъп нелегално. Трябва обаче да се помни, че хората се отказват по-често от машините: хакването на акаунти и последствията от тях много често са резултат от човешка невнимание.

GDPR поставя изисквания

Онлайн счетоводната система трябва да гарантира защитата на финансовите данни, които са тайната на всяка компания, както и на личните данни – това вече се дължи на разпоредбите на GDPR. Наложително е да се гарантират всички права на всички лица, чиито данни ще бъдат в системата. Те също така включват правото на достъп, възражение, редактиране и информация относно препращането на данни. Това може да бъде решено чрез генериране на автоматичен отчет за защита на данните.

Счетоводна кантора, използваща облачната система, е длъжна да сключи договор за доверие на данни с доставчика.
Разбира се, всяко предаване между сървърите и компютрите на потребителите трябва да бъде криптирано, за да се предотврати прихващането. Следователно SSL сертификатът е задължителен, лесно разпознаваем чрез https: // вместо http: // в адреса на уебсайта.
Доставчикът на системата трябва също така да гарантира, че тя се поддържа актуална, както по отношение на постоянно променящите се регулации и процедури, така и по отношение на сигурността. За него това означава, между другото, сътрудничество с най-добрите хостинг компании, тъй като надеждността на системата зависи до голяма степен и от тяхното оборудване, връзки и професионална сървърна администрация.

Използването на онлайн счетоводна програма ви дава предимство

Счетоводните кантори, използващи онлайн софтуер, работят по-ефективно и по-бързо, тъй като част от дейностите се извършват от системата за тях. Много данни не е необходимо да се въвеждат ръчно или допълнително да се резервират, защото например генерираната от клиента фактура се публикува незабавно.
Комуникацията с клиента и циркулацията на документи е много по-лесна, тъй като системата свързва предприемача със счетоводството, а чрез него и с институции, с които трябва да разплащате сметки. В такава счетоводна кантора няма стени, облицовани с папки - хартията остарява.
Неизправност или кражба на компютър в счетоводна кантора не крие риск от загуба на данни. Те няма да бъдат загубени дори в случай на пожар или наводнение на офиса.
Ниските разходи също са важни: тъй като абонаментът се плаща за всеки клиент, малък офис плаща по-малко, а голям офис повече. Това ви позволява да печелите печалби, независимо от броя на обслужваните субекти.