OCR за счетоводни кантори - ефективен инструмент, поддържащ счетоводния процес

Обслужващ Бизнес

Пазарът на счетоводни услуги непрекъснато расте. Създават се нови счетоводни кантори, които се конкурират с цените, поради което цените на счетоводните услуги не се покачват значително. Така компаниите, които се занимават ежедневно със счетоводни и счетоводни услуги, търсят нови решения, които ще им позволят да спестят реално време, а оттам и пари. Една от тях е функцията OCR за счетоводни кантори.

OCR за счетоводни кантори

В началото си струва да обясним, че съкращението OCR означава оптично разпознаване на символи. Неговата задача е да разпознава текст от сканиран документ или снимка, което е възможно благодарение на използването на методи в областта на разпознаването на образи (класифицирани като изкуствен интелект). Сканирането на OCR фактури се състои в четене на съответните елементи на фактурата, като например:

  • данни на изпълнителя,
  • номер на фактура,
  • дата на издаване,
  • срок за плащане,
  • ставки на ДДС,
  • нето, ДДС и брутните суми.

Данните, прочетени по този начин, трябва само да бъдат проверени и да се избере подходящата счетоводна схема. Така човешката работа вече не е свързана с досадно въвеждане на данни, тя се основава само на знанието как трябва да се отчете даден документ.

Сканиране на OCR фактури

Когато офис служителите получават хартиени документи от клиенти, те ги сканират сами. В този случай се нуждаете от скенер за счетоводна кантора, който има функция за разпознаване на текст (днес много скенери имат тази опция като стандарт). Служител с по-ниски компетенции може да бъде ангажиран да съставя и сканира документи.

Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Сканиране на фактури от клиент на счетоводна кантора

Клиентите все по-често не искат да предоставят хартиени документи и изпращат вече сканирани файлове. Много е удобно, ако счетоводителят получи един или два файла с всички документи насипно. По-трудно е, ако клиентът изпрати например 30 файла в различни имейл съобщения. В този случай добрата организация на работата е изключително важна. Счетоводител, работещ на уебсайта mojebiuro24.pl, може постоянно да прикачи файлове към системата и да избере всички файлове след края на месеца и да нареди да бъдат прочетени и резервирани с едно щракване.

Работата на счетоводител може да бъде още по-лесна, ако отидем крачка по-далеч, а именно счетоводните кантори могат да използват автоматично OCR, което работи "на заден план". Състои се във факта, че клиентът поставя документи на диска Dropbox, свързан към счетоводната система, а машината самостоятелно обработва данните и създава чернови на разходи без допълнителна счетоводна намеса.Благодарение на това служителите на счетоводството спестяват необходимото време за обработка на данни в случай на основно OCR. Спестяването на време може да се види с повече клиенти и тестове за ефективност през целия ден.

Предоставяне на фактури под формата на снимки

Друг вариант, който става все по-популярен сред съвременните клиенти, е сканирането на фактури с телефона с помощта на приложения като camskanner или Microsoft Office Lens (програмата е достъпна за Android и iOS) и изпращането им в папка в Google Drive или Dropbox, интегрирана със счетоводната система. Приложенията за сканиране са полезни с това, че изсветляват документа или изправят сканирането, ако снимката е направена под грешен ъгъл. Това прави автоматичното разпознаване на фактури по-ефективно.

Оптимален работен процес на OCR в счетоводна кантора

При обслужването на клиенти може да има два случая: клиентът предоставя документи на хартиен носител или изпраща сканирани и снимки на счетоводни документи наведнъж.

Документи в електронен вид

  1. клиентът сканира документи и поставя файлове в собствения си Google Drive или Dropbox
  2. счетоводителят избира всички файлове в началото на следващия месец и ги изпраща за четене чрез OCR. Всеки публикуван документ автоматично отива на диска на клиента в специален архив, благодарение на което няма да има грешка при пропускане или двойно публикуване на един от документите. Можете да пропуснете тази стъпка и да преминете към следващата, ако използвате автоматично OCR, благодарение на което се създават чернови на разходи без намесата на счетоводител
  3. счетоводителят само проверява коректността на данните и избира подходящата счетоводна схема
  4. документите са изцяло архивирани в електронен вид

Хартиени документи

  1. клиентът предоставя документите
  2. документите се сортират и сканират от служител на счетоводството
  3. сканираните файлове се изтеглят в счетоводната система, където се извършва автоматично разпознаване на фактури
  4. счетоводителят само проверява коректността на данните и избира подходящата счетоводна схема
  5. документите са изцяло архивирани в електронен вид и на клиента може да се върне хартиената версия

Програма за четене на фактури

В момента има много външни програми, които могат да четат фактури. Често те дори имат възможност за импортиране в избрана счетоводна система. По-удобно решение обаче е автоматичното въвеждане на фактури – функция, включена директно в счетоводната система. Само най-добрите счетоводни системи имат такова решение. Предимствата на този тип функции включват:

  • няма нужда да извършвате допълнителни дейности, свързани с прикачването на файлове към външен уебсайт и импортирането им в счетоводната система,
  • възможността за постоянно добавяне на сканирания на фактури към счетоводната система от клиента,
  • Поддръжка на OCR и от мобилни устройства като таблети или телефони, стига файловете със сканирани фактури вече да са добавени към счетоводната система.

OCR и спестявания за счетоводна кантора

Сканирането на фактури към счетоводния софтуер позволява реални спестявания. На първо място, в случай на клиенти, които използват сканирани документи, няма нужда да ги отпечатват. Автоматичното разпознаване на фактури ви позволява да разработите счетоводен процес, който заобикаля необходимостта от създаване на хартиена версия, което се изразява в спестяване на тонер, хартия и намаляване на използването на офис оборудване.

Второто предимство на функцията OCR за счетоводни кантори е липсата на необходимост от ангажиране на висококвалифицирани хора за ръчно въвеждане на данни. Счетоводителите могат да уреждат компании по-бързо или да предоставят услуги на по-голям брой компании едновременно. Функцията OCR ви позволява да обработвате близо 400 фактури за час. Самото публикуване не причинява толкова много умора, защото не е нужно да поглеждате от екрана на монитора към хартиения документ пред нас от време на време.

За да се тестват спестяванията в реално време при въвеждане на данни, ще е необходимо да се пробва един пълен счетоводен ден между ръчно въвеждане на данни и автоматично въвеждане на фактури. Трябва да се има предвид, че умората и съответно възможните грешки при ръчно въвеждане на данни обикновено се появяват след няколко часа работа.

Друг пример за спестяване е минимизирането на риска от грешка във въведените данни. При бързо пренаписване на данни не е трудно да се направи грешка в размер на "една нула". Но с влизането в сила на задължението за изпращане на JPK VAT файлове ежемесечно, грешката в самия номер на документа предизвиква необходимостта от коригирането му. Осчетоводяването на фактури с помощта на функцията OCR позволява да се сведат до минимум подобни проблеми.

Собствениците на офиси също не трябва да се притесняват, че шкафовете са препълнени с документи. Целият архив ще бъде в счетоводната система с 24/7 достъп.

Пълен електронен документооборот

Благодарение на функцията OCR за счетоводни кантори е възможно прехвърлянето на цялата документация в електронен вариант. Ако клиентът достави документи под формата на сканирания, няма нужда да ги разпечатвате на нито един етап от работата. Файловете са прикачени към счетоводната система, маркирани за обработка чрез OCR и осчетоводени. Под всеки осчетоводен разход има сканиране на изходния документ, за да можете да го прегледате по всяко време. Ако, от друга страна, счетоводството използва двойна проверка на осчетоводени документи, проверяващото лице може да обработва само сканирането на фактури, благодарение на опцията за данъчна проверка.