Най-важните промени в Кодекса на труда през 2019 г

Обслужване

Предстоящата 2019 година подготвя много промени за работодателите и служителите в отделите за човешки ресурси и заплати. Повечето от тях се отнасят до периода и начина на съхраняване на документацията на служителите. Промените обаче ще засегнат и начина на изплащане на заплатите на служителите. Прочетете и научете за промените в Кодекса на труда през 2019 г.!

Съкращаване на срока на водене на счетоводство на служителите до 10 години

Една от първите промени, обявени през 2019 г., е съкращаването на срока за съхранение на документите на служителите. Досега, тоест до края на 2018 г., времето за архивиране беше 50 години. Новият Кодекс на труда ограничава този срок до 10 години. Терминът "съкращаване" трябва да се третира като конвенция, тъй като съхранението на някои документи досега е било много по-кратко, напр. 3 години, 5 години (в зависимост от вида на документите). Сега срокът на съхранение ще бъде стандартизиран за повечето документи на служителите, което със сигурност ще улесни воденето й.

Важно!
След 10 години работодателят е длъжен да унищожи цялата документация, ако служителят не я събере.

Съкращаването на времето за съхранение на документацията на служителите ще се прилага за служители, наети след 1 януари 2019 г. Наредбите обаче предвиждат възможност за ограничаване на този период и за служителите, наети през 1999–2018 г. Това обаче ще бъде възможно само след изпращане на съответните декларации до ZUS, като например изявлението на ZUS OSW и информационния доклад на ZUS RIA.

Промените в Кодекса на труда през 2019 г. ще въведат електронни лични досиета

Работодатели, които са привърженици на работата в цифровото измерение, също станаха свидетели на смело обявени промени по отношение на електронизацията на личните досиета. Кодексът на труда в чл. 94, точка 9а се чете, както следва - съхранява и съхранява на хартиен или електронен носител документация по въпроси, свързани с трудовото правоотношение и лични досиета на служителите (служебна документация).

Това е много важна разпоредба, която дава възможност за равнопоставено съхраняване на документация на хартиен или електронен носител. Работодателят е този, който решава кой метод да приеме. Нищо не ви пречи да съхранявате хартиена и електронна документация едновременно. Можете също да изберете кои документи ще бъдат електронни и кои ще бъдат на хартиен носител. Конфигурациите на тези решения са безплатни, стига всяко от тях да гарантира поведението на:

  • конфиденциалност,

  • интегритет,

  • пълнота,

  • наличност

и документите ще се съхраняват в условия, незастрашаващи от повреждане или унищожаване за периода на работа, както и за срока от 10 години задължение за архивиране след прекратяване на трудовото правоотношение.

Важно!
Проектът на наредба за документацията на служителите определя редица технически изисквания, на които трябва да отговарят електронните досиета на служителите. Най-важният въпрос обаче е поставянето на всеки електронен документ с квалифициран подпис или квалифициран печат.

Принципи на водене на записи и документация на служителите

Промените в Кодекса на труда през 2019 г. ще въведат нов начин на водене на лични досиета и документация на служителите. Работата по окончателната версия на регламента за документацията все още продължава, но общият план на промените е известен и е малко вероятно да се промени:

  • новите правила за водене на досиета на служителите - по този въпрос най-важните промени в воденето на лични досиета - ще се прилагат за 4 части (A, B, C и D), а не за 3 части, както преди. В допълнителна се съхраняват документи, свързани със заповедни санкции, наложени на служителя;

  • новите правила ще се прилагат за водене на документация на служителите, която включва например табела, молби за отпуск и други документи - тя трябва да се води индивидуално за всеки служител, а не колективно, както е било досега. Свързано е с възможността служителят да събира трудови документи след периода на архивиране.

Изплащане на възнаграждение по сметка на служителя

Последната промяна, която ще влезе в сила от следващата година, е начинът на изплащане на заплатите на служителите. Досега работодателят решаваше под каква форма да превежда заплатите на служителите. От следващата година обаче разпоредбите ще посочват банковия превод като начин на плащане по подразбиране. Само по писмено искане на служителя, възнаграждението може да се дава в брой. Тази промяна е от полза за служителите, които няма да трябва да се съгласяват с начина на плащане, наложен от работодателя.