Мониторинг на служителите - какви формалности да инсталирате камери в компанията?

Обслужване

Работодателят може да инсталира камери и да наблюдава служителите във фирмата. Тук обаче няма свобода. Има правила, които трябва да се спазват стриктно. Какво трябва да запомните? Какви формалности трябва да бъдат осигурени?

Мониторинг на служителите

Мониторингът в и около работното място може да се окачва само по строго определени причини. Те са изброени в чл. 222 § 1 от Кодекса на труда. Наблюдението на служителите трябва да е от съществено значение, за да се гарантира:

  • безопасност на служителите, или
  • защита на собствеността, или
  • производствен контрол, или
  • пази поверителна информация, разкриването на която може да навреди на работодателя.

Използването на мониторинг трябва да бъде от съществено значение за постигането на тези цели. Мониторинг на служителите е възможен само в тези случаи. Затова не може да се въведе например да се контролират часовете, когато служителите пристигат на работа.

Записва само видео, не и аудио

Кодексът на труда позволява наблюдение на служителите, но става дума за видеонаблюдение. В разпоредбата се споменават "технически мерки за запис на изображение". Няма как камерите да записват и звук. Поради това е неприемливо да се монтират камери с микрофони или да се поставят само микрофони на работното място.

Как и кога да уведомяваме служителите?

Служителите не могат да бъдат "скрити" за запис, дори когато са монтирани камери, например, в коридори или пред входа на компанията. Служителите трябва да бъдат информирани предварително за наблюдението. Местата в обхвата на камерата трябва да бъдат маркирани.

Как да информирам персонала за наблюдение?

Ако в компанията вече има наблюдение на служителите и е нает нов служител, тогава преди служителят да бъде допуснат до работа, той трябва да бъде уведомен писмено за

  • цели за наблюдение,
  • обхвата на наблюдение,
  • как се прилага наблюдението.

Ако мониторингът на служителите е инсталиран в компания, в която работят служители, служителите трябва да бъдат уведомени за това, преди да бъде пуснат в действие. Това става "по начина, приет за даден работодател", не по-късно от две седмици преди започване на наблюдението. Това може да стане например чрез изпращане на съобщения до електронните кутии на служителите или публикуване на информация на таблото за обяви на работното място.

Работодателят уведомява служителите за въвеждането на мониторинг по начина, приет за даден работодател, не по-късно от 2 седмици преди стартирането му.
Работодателят е длъжен да маркира наблюдаваното помещение и зоната по видим и четлив начин, с използване на подходящи знаци или звукови съобщения, не по-късно от един ден преди неговото активиране.

Задължение за маркиране на помещения с наблюдение

Помещенията, подлежащи на наблюдение, трябва да бъдат маркирани по видим и четлив начин. Това трябва да се направи с помощта на подходящи знаци или звукови съобщения. Те трябва да се появят не по-късно от един ден преди стартирането на мониторинга.

Общата информация, че работното място подлежи на наблюдение, не е достатъчна. Служителите трябва да знаят кои конкретни помещения са под наблюдение.

Подреждане на камерите - къде не трябва да се монтират?

Мониторинг на служителите не може да се извършва във всички стаи. Кодексът на труда изброява следните помещения, в които по правило не трябва да има камери:

  • санитарни помещения,
  • гардеробни,
  • столове,
  • стаи за пушачи,
  • помещение, предоставено на разположение на фирмената синдикална организация.

По изключение в тези помещения могат да бъдат инсталирани камери. След това обаче трябва да бъдат изпълнени следните условия:

  • инсталирането на камери в тези помещения е необходимо, за да се гарантира безопасността на служителите или защитата на собствеността или производствения контрол, или за запазване на тайна информация, разкриването на която може да изложи работодателя на щети;
  • няма да нарушава достойнството и други лични права на служителя;
  • няма да нарушава принципа на свобода и независимост на синдикатите.

Как да не се нарушават достойнството и личните права на служителите и принципът на свобода и независимост на синдикатите? Кодексът на труда посочва използването на техники за наблюдение, които правят невъзможно идентифицирането на хората, пребиваващи в тези помещения. Все пак трябва да сте наясно, че инсталирането на камери в такива помещения трябва да бъде абсолютно изключение. В случай на проверка или спор със служителите, работодателят ще трябва да докаже, че това е било необходимо. Особено висок риск от нарушаване на достойнството и личните права на служителите ще се появи при камери в санитарни помещения (бани, гардеробни).

Какви документи ще ви трябват?

Работодател, който използва наблюдение на служители, трябва да помни, че въпросите, свързани с наблюдението, трябва да бъдат въведени в:

  • колективен трудов договор - ако работодателят е обхванат от него;
  • правилник за работа - ако е длъжен да установи правилник за работа;
  • предизвестие - ако няма колективен трудов договор или правилник за работа.

Какво трябва да въведете в тези документи? три неща:

  • цели на наблюдение - те са посочени в Кодекса на труда, не могат да се въвеждат други цели; целите могат да бъдат само осигуряване на безопасността на служителите, защита на собствеността, контрол на производството или запазване на поверителна информация, чието разкриване може да навреди на работодателя.
  • обхватът на наблюдението - например видеонаблюдение, върху което може да се записва изображението на служителите;
  • как се използва мониторингът - например кои области са обхванати от него.

Формалностите не свършват дотук. Работодателят е обвързан от GDPR. Работодателят трябва да спазва чл. 12 и 13 GDPR. Става дума за направата на т.нар задължение за информация, тоест предоставяне на служителя от работодателя по прозрачен начин на информацията, изисквана от GDPR във връзка с обработката на данни. Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Колко дълго могат да се съхраняват записи?

Работодателят може да съхранява записи с изображения на служители за не повече от три месеца от датата на записа. В момента по-голямата част от камерите работят в цифрова технология. Изображението се записва на диск. Рекордерът на изображения е настроен по такъв начин, че ново изображение се записва на диска след три месеца, като по този начин се изтриват предишни записи.

Ако изображенията представляват доказателство в воденото по реда на закона производство, срокът на съхранението им се удължава - до окончателното приключване на производството. Същото важи и ако записите все още не са доказателство в производството, но работодателят е научил, че те могат да представляват доказателство в производството. Благодарение на това той не трябва да ги изтрива.

За какво могат да се използват записите?

Какво може да направи работодател, използващ наблюдение на служителите със записи от камери? Тези видеоклипове, където служителите са видими, могат да се използват само за целта, за която са събрани. Те не могат да се използват за други цели. Припомнете си, че тези цели могат да бъдат само:

  • осигуряване на безопасността на служителите,
  • защита на собствеността,
  • производствен контрол,
  • запазване на поверителна информация, разкриването на която може да навреди на работодателя.

Пример 1.

Работодателят желае да използва камерите за видеонаблюдение от производствената зала в рекламен филм. Видеото показва служители. Работодателят не може да използва записите от видеонаблюдението в рекламния видеоклип. Това би било незаконно обработване на данни на служителите. Записите ще бъдат използвани за цел, различна от целта, за която е инсталиран мониторингът.

Правилата за осъществяване на мониторинг на работното място са подробно описани в Кодекса на труда, който работодателят е длъжен да спазва.