Препоръчително писмо - какво трябва да бъде включено в него?

Обслужващ Бизнес

Не винаги се разделяме със служителите в неприятна атмосфера. Може да се окаже, че добър служител иска да промени местоживеенето си или кариерата си, или просто трябва да се оттеглим от дадена позиция по финансови причини. В такива ситуации може да бъдем помолени да подготвим препоръки за следващия работодател. Какво има в препоръчителното писмо и как да го напиша? Предлагаме в тази статия!

Какво е препоръчително писмо?

Препоръчителното писмо обикновено се създава от работодателя (въпреки че може да бъде написано и от клиенти или колеги). Той съдържа само положителна информация за служителя и неговата работа. Такъв документ трябва да покаже на наемателя или на следващия работодател, че този кандидат си струва да бъде нает.

Ето защо такъв документ често се счита за карта, издадена на служител, в която включваме само „ох и ах“. Въпреки това, той може да съдържа наистина ценна информация, ако е правилно подготвен.

Не е наша отговорност да го създадем, но ако сме доволни от нашия служител, си струва да му помогнем в търсенето на нова работа.

Не забравяйте обаче, че това не са клишета, останали извън модела на интернет. Те могат да бъдат разпознати бързо и за рекрутер такъв документ може да не е смислен, ако не е персонализиран.

Също така си струва да се има предвид, че наемателят най-вероятно ще иска да се консултира с нас, за да потвърди препоръката.

Ако смятаме, че нашият служител не е работил добре и имаме няколко „но“ за него, по-добре е да откажем да издадем справка, отколкото да напишем нещо, което има малко общо с реалността.

Има и отзиви на служители, които споменават както техните силни, така и слаби страни, но препоръките са положителни и са предназначени да помогнат. Ето защо, преди да се съгласим, си струва да помислим дали наистина имаме да кажем нещо положително.

Как да напиша препоръчително писмо?

И така, как да напишете препоръчително писмо? Какво да включите в него? Каква форма трябва да бъде? Ние съветваме!

Официални въпроси

Нека започнем с формалните въпроси, които си струва да сте наясно. Преди всичко трябва да запомним, че наемателят или работодателят се запознава с множеството документи за кандидатстване. Следователно препоръчителното писмо трябва да бъде кратко и сбито, но изчерпателно.

Предполага се, че не трябва да е повече от една страница А4, а действителният й текст е от половин до три четвърти страница. Не трябва да използваме твърде малък (когато искаме да включим повече информация) или твърде висок (когато смятаме, че няма достатъчно информация), за да се обработва. Да заложим на диапазона от 10 до 12.

Обикновено препоръчителното писмо е под формата на заявление, така че си струва да запомните, че в горния десен ъгъл поставяме датата и мястото на издаване на документа, малко по-долу вляво - данните на служителя, към когото препратките свързани: име и фамилия, длъжност, която е заемал.

Малко по-ниско, в средата, слагаме заглавие - Референции / Препоръкателно писмо или За информация на всички заинтересовани лица (ако знаем името на фирмата, към която да отидат референциите, можем да напишем и: За информация ТУК ИМЕ НА КОМПАНИЯТА).

Започнете безплатен 30-дневен пробен период без прикачени условия!

Съдържанието на препоръчителното писмо

След това преминаваме към съдържанието на препоръчителното писмо, тоест най-важната му част.

В първия параграф си струва накратко да представим служителя – да споменем какво е правил във фирмата, какви задачи са му били задълженията и колко време ги е изпълнявал. След това споменете всички промоции, награди или постижения, които са се осъществили.

В следващия параграф можете да споменете характеристиките на служителя и начина, по който изпълнява работата си. Тук можем да опишем неговата ангажираност, ефективност, успехи, контакти с колеги и т.н. Можете също да посочите защо според нас си струва да наемете наш бивш служител.

И накрая, трябва да включим и контакт с нас – телефонен номер или имейл адрес – така че наемателят да може да се свърже с нас, за да потвърди препоръката.

Завършваме писмото с думите „С уважение/поздрави“ (долу вдясно), подпис и печат с данните за нашата фирма.

Също така си струва да помолим някой да прочете нашето писмо, за да сме сигурни, че е правилно, конкретно и разбираемо.

Препоръчително писмо може да помогне на служител, който напуска нашата компания, да намери нова работа. Ето защо, ако ни помолят за тях и знаем, че имаме много добри неща да кажем за даден служител, си струва да отделите малко време, за да ги напишете, тъй като те могат да бъдат много полезни.