Междуличностна комуникация

Обслужващ Бизнес

Комуникационни грешки - какво да не се прави

Може да се случи така, че участникът във взаимодействието ще се подготви перфектно с ефективни комуникационни техники, ще бъде усмихнат, внимателен и изслушващ, а взаимодействието така или иначе ще остави много да се желае. Това може да се дължи на бариери, понякога очевидни и лесно забележими, но често толкова замаскирани, че са трудни за разпознаване.

Комуникационните бариери и препятствия попадат в три основни подгрупи. Първият е за физическите бариери. Това може да бъде шум, злощастно място, където се случва и разсейва твърде много, смущения по време на телефонен разговор и т.н. Въпреки че не участниците в взаимодействието създават такива бариери, най-лесният начин да ги премахнете е да помислите за мястото на срещата или да промените начина на комуникация.

Втората група се състои от семантични и езикови пречки – тоест неразбиране. Те са най-видими при общуване с чужденци, хора от съвсем различна култура и общество. Езиковата бариера понякога е най-голямата пречка, но поведението или изказванията, които са често срещани в една култура и представляват сериозна нетактичност в друга, също могат да станат проблематични. Неразбирателство се получава и при контактите между сънародници – когато се срещат хора от конкретни професионални кръгове (лекари, IT специалисти, счетоводители) или социални групи. Думи и фрази, общи за една среда и напълно непознат чужд език в друга. Също така, несъответствието на нивото на изразяване с възможностите на получателя може да бъде истински проблем при взаимодействието.

Ето защо винаги си струва да се подготвите за среща – да опознаете поне накратко културата на родната страна на човека, да прегледате новини от друга област, но и да се подготвите да обясните по-трудни въпроси в собствената си индустрия на лаик.

Най-трудни за преодоляване са бариерите от третата група – психологически. Те включват всякакви стереотипи, задръжки и нежелание за промяна на собствените вярвания. Има и усещане за заплаха за страните във взаимодействието, което е особено важно в отношенията шеф-служител. Подчинен, който е загрижен за бъдещето си в компанията, няма да предава негативни послания - и по този начин да лиши работодателя от конструктивна критика, която би могла да подобри ситуацията в компанията.

Психологическите бариери са най-трудни за преодоляване, но обикновено не е невъзможно. Струва си да обмислите какво чувства и се нуждае от другата страна и да предадете съобщения, които са подходящи за нуждите. Също така е добър ход предварително да подготвите рационални, неосъждащи аргументи, подкрепени с факти. По този начин пречупването на съпротивата на някого може да стане по-лесно. За съжаление може да се случи и партньорът във взаимодействието да бъде човек с строги, напълно негъвкави правила и убеждения. В този случай трябва да приемете факта, че такъв контакт няма да бъде напълно ефективен.

Няколко думи за непряката комуникация

Представените методи за ефективна комуникация и грешките, които я нарушават, се отнасят преди всичко до пряката комуникация. Затова си струва да се обмислят и методите за непряка комуникация - по телефона или писмено.

По време на телефонния разговор, както бе споменато по-рано, получателят обръща внимание както на съдържанието на речта, така и на тона на гласа на партньора за взаимодействие. Ако подателят заеква, отклонява се от темата и говори с несигурен тон, това няма да предизвика положителна реакция – особено у потенциален изпълнител или клиент, който все пак рискува собствените си ресурси.

Затова си струва да се подготвите за телефонен разговор.Най-полезният и най-простият инструмент ще бъде лист хартия и химикал. Изброяването на целта на разговора, отделните теми, които трябва да бъдат споменати, вашите собствени способности и ограничения ще ви помогне да контролирате хаоса. В края на разговора можете да използвате и кратко резюме, като маркирате точки в плана си - благодарение на това никаква информация няма да избяга.

Такъв план за телефонен разговор не само решава проблема с същественото съдържание, но и подобрява втория аспект, който е важен за реципиента – стила на говорене. Увереният подател използва спокоен глас, бавно темпо, ясни и разбираеми изречения. Освен това му е по-лесно да използва представените по-рано методи за ефективна комуникация и да използва метода „огледало“ – приспособяване на стила на речта си към стила на човека от другата страна на кабела.

От друга страна, комуникацията по имейл изисква най-малко предварителна подготовка - което обаче не означава по-лесна работа. Писането на съобщение ви позволява да прецизирате съдържанието по отношение на съдържанието. Въпреки това, освен сухите факти, и тук трябва да помните за получателя - тоест лицето, за което е предназначено съобщението. Ето защо трябва да се обърне специално внимание на правилното изписване, пунктуация и структура на изречението. Много важно е и използването на подходящи учтиви форми. Благодарение на подходящото усъвършенстване, имейлът може да се превърне в положителна реклама за подателя. Въпреки това, недоразвитостта и небрежността могат да имат отрицателно въздействие върху бъдещия контакт.

Както можете да видите, методите за повишаване на ефективността на комуникацията не са трудни за прилагане - някои от тях често се използват интуитивно. Следователно усилията са малки и често могат да донесат допълнителни ползи.