Кога трябва да се подадат ZUS RIA и ZUS OSW?

Обслужване

От 1 януари 2019 г. са в сила новите формуляри ZUS RIA и ZUS OSW. Те са въведени с цел да се съкрати срокът на водене на лични досиета. От нашата статия ще разберете с коя група служители може да бъде съкратен срокът на съхранение на личните досиета и кога трябва да се подават нови формуляри в ЗУС.

Съкращаване на срока на съхранение на файлове на ZUS RIA и ZUS OSW

Законът от 10 януари 2018 г. за изменение на някои закони във връзка със съкращаването на съхранението на досиетата на служителите и тяхното електронизиране въвежда по-кратък срок за съхранение на документацията на служителите. Съкратеният 10-годишен период на водене на досиета на служителите се отнася основно за служители, наети след 1 януари 2019 г. При лицата, наети преди тази дата, датата на работа определя възможността за прилагане на по-кратък срок на задържане. В случай на наети служители и изпълнители:

  • в периода от 01.01.1999 г. до 31.12.2018 г. е възможно съкращаване на срока на съхранение на досиетата до 10 години, при условие че в ZUS се подадат формуляри ZUS RIA и ZUS OSW;

  • преди 1 януари 1999 г. личните досиета трябва да се съхраняват 50 години и не е възможно този срок да бъде съкратен.

ZUS RIA и ZUS OSW се подават с цел съкращаване на срока на водене на досиета, само за служителите, наети в периода от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2018 г.

Нови документи ZUS RIA и ZUS OSW

Когато предприемачът реши да съкрати срока на съхраняване на досиета на служителите, той трябва да предостави на ZUS декларация за намерение за подаване на информационни доклади, т. нар. ZUS OSW. В него той декларира, че ще предостави на ЗУС АПИ информационни справки за всички осигурени лица, работещи в периода от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2018 г.

Изявление на ZUS OSW

Както бе споменато по-рано, предприемач, който иска да се възползва от намаленото задължение за съхраняване на досиета на служителите, трябва да подаде декларация на ZUS OSW до ZUS. Те могат да бъдат подавани и оттеглени по всяко време. Отмяната на декларацията е възможна само ако не е представен нито един информационен доклад на ЗУС АПИ. След оттегляне на декларацията срокът за съхраняване на документацията на служителите не се съкращава и възлиза на 50 години.

ЗУС АПИ информационен доклад

След подаване на справка ZUS OSW, предприемачът е длъжен да изготви и представи информационен доклад на ZUS RIA. Срокът за подаване на този отчет в ZUS е свързан с датата на приключване на работата. В случай на хора:

  • лица, отписани от социално осигуряване в периода от януари 1999 г. до края на декември 2018 г., предприемачът има 12 месеца за подаване в ЗУС АПИ от датата, на която е подал в ZUS OSW;

  • Докладите на АПИ, дерегистрирани след 2018 г., трябва да се подават заедно с документа ZUS ZWUA.

Информационният доклад на ZUS RIA предоставя данни за:

  • датата и начинът на прекратяване на последното трудово правоотношение, правното основание за прекратяване или изтичане на последното трудово или служебно правоотношение, както и информация по чия инициатива е прекратено трудовото правоотношение (бл. IV);

  • календарни години за периода от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2018 г., включително:

    • дължими доходи за календарни години, различни от годината, в която е изплатен. Този доход е база за изчисляване на вноските за пенсионно осигуряване за пенсия и инвалидност (блок V);

    • сумите на дължимия доход за години, различни от годината, в която е изплатен и е била основа за начисляване на вноските за застраховка срещу злополука (блок VI);

    • сумите на дохода, изплатени в допълнение към възнаграждението за периода на неработоспособност, болест, майчинство и обезщетение за грижи и обезщетение за рехабилитация, които не са били база за изчисляване на вноските за пенсионно осигуряване и осигуряване за инвалидност към момента на получаване това възнаграждение или надбавка (клетка VII);

    • периоди на преподавателска работа в институциите по чл. 1 от Закона от 26 януари 1982 г. учителска карта (бл. IX);

  • периодите от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2008 г., в които е извършена работата:

    • обучение в институции, посочени в чл. 1 от Закона от 26 януари 1982 г. учителска карта (бл. IX);

    • при специални условия или при особен характер, посочени в чл. 32 от Закона от 17 декември 1998 г. за пенсиите от осигурителния фонд (бл. X);

    • при специални условия или от особен характер по чл. 3 сек. 1 и 3 от Закона от 19 декември 2008 г. за преходни пенсии (бл. XI).

Докладът на ZUS АПИ се отнася до данни за затворен период. В зависимост от вида на данните, съдържащата се в тях информация се отнася за периода:

  • от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2008 г. или

  • от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2018 г

Съгласно позицията на ZUS, ако платецът не представи ZUS RIA информационни отчети за своите служители, той е длъжен да съхранява ведомости за заплати, ведомости за заплати или други доказателства за срок от 50 години от датата на прекратяване на работата от предоставения служител. според старите правила.

След подаване на ZUS RIA и ZUS OSW, предприемачът предоставя на служителя:

  • копие от информационен доклад на ЗУС на АПИ;

  • доказателства, потвърждаващи извършването на работа при специални условия или от специален характер в периода от 1 януари 1999 г. до 31 декември 2008 г. (работа, изброена в стария и новия списък);

  • Информация относно:
    • съкратеният срок на съхранение на документацията на служителите му;

    • правото на събиране на документация на служителите и датата на нейното получаване;

    • право на получаване на копие от документация на служителя;

    • информация, че ако документацията на служителите не бъде събрана навреме, тя ще бъде унищожена.