Колко дълго трябва да се съхраняват документите, свързани с Фонда за социални помощи на компанията, в съответствие с GDPR?

Обслужване

Работя около 70 души и създавам Фонд за социални помощи на компанията. Затова събирам данни от моите служители, за да определя тяхното финансово състояние. Колко дълго мога да съхранявам такива данни, свързани с Фонда за социални помощи на компанията? Трябва ли да изтрия данните веднага след изплащане на обезщетението?

Ярослав, Йеленя Гора

За да може работодателят да определи правилно финансовото състояние на служителите си, са му необходими подходящи данни. Това често са чувствителни или свързани със здравето данни. Моля, имайте предвид, че според GDPR личните данни трябва да се съхраняват не по-дълго, отколкото е необходимо за целите, за които се обработват. Следователно и в случай на документи, свързани с Фонда за социални помощи на дружеството, следва да се прилага подобен принцип. И така, колко дълго трябва да се съхраняват тези данни?

GDPR и Фонда за социални помощи на компанията

По отношение на обезщетенията от дружествения фонд за социални помощи са направени промени в Закона за дружествения фонд за социални помощи, а именно в чл. 8 след параграф 1 бяха добавени няколко записа. Най-важните въпроси, които са регламентирани са:

  1. Служителят предоставя данните под формата на декларация, работодателят може да поиска данните да бъдат документирани.

  2. Работодателят обработва лични данни за периода, необходим за предоставяне на намалени услуги и обезщетения, субсидии от фонда и за определяне на техния размер, както и за периода, необходим за предявяване на права или искове.

  3. Работодателят преглежда личните данни най-малко веднъж в календарна година, за да определи необходимостта от по-нататъшното им съхранение. Работодателят изтрива лични данни, чието по-нататъшно съхранение е ненужно.

Следователно максималният срок за съхранение на данни за Дружествения фонд за социални помощи ще бъде периодът на предявяване на искове. И тук възниква въпросът колко е. Делото за обезщетения от ZFŚS е въпрос от областта на трудовото право, поради което правото на обезщетения от ZFŚS подлежи на ограничаване в съответствие с разпоредбите на трудовото право, а не разпоредбите на гражданското право. Поради това изглежда разумно да се използва периодът от 3 години като период, за който данните ще се съхраняват правилно.

Минимизиране на данните

Новите разпоредби в Закона за дружествения фонд за социални помощи уреждат обхвата и формата на събиране на данни. Освен това те въведоха разпоредби относно периода на съхранение на данните и необходимостта работодателят да извършва редовни прегледи на тази документация. Съхраняваните данни във Фонда за социални помощи на дружеството следва да се събират в съответствие с принципа за ограничаване на целта, което от своя страна значително минимизира количеството съхранявани данни. В случай, че съхранението на данни не е оправдано, работодателят е длъжен да ги изтрие. Трябва да се помни, че в съответствие с GDPR всички данни, а не само тези, свързани с Фонда за социални помощи на компанията, трябва да се съхраняват в подходящ обхват и за подходящ период.